Pensando na importância de modernizar a administração
dos documentos pertencentes ao Legislativo Potiguar, desde 2017 a Assembleia
Legislativa do Rio Grande do Norte vem modificando a política de gestão
documental e reorganizando o acervo dos arquivos da Casa.
Naquele ano, alguns
servidores da Casa Legislativa participaram de um curso de gestão documental,
realizado em parceria com a Universidade Federal do Rio Grande do Norte, e,
desde então, eles vêm colocando em prática o que aprenderam no curso. Algumas
culturas internas da gestão documental foram modificadas, e uma delas é a
digitalização dos documentos, que vão desde documentos antigos, passando por
documentos legislativos e administrativos e informações do setor de Recursos
Humanos.
O assistente consultivo
do Setor de Desenvolvimento, Voltaire Maia, falou sobre esse processo de
digitalização, que está sendo feito de forma conjunta entre os setores de
Desenvolvimento, Arquivo, Recursos Humanos e Memorial da Assembleia
Legislativa. “Atualmente são trabalhadas quatro frentes de digitalização: as
pastas do setor de Recursos Humanos, os documentos antigos, os documentos
legislativos (projetos de lei e requerimentos) e os documentos
administrativos”, disse.
Hoje a Assembleia
digitaliza pelo legisdoc, software que vem sendo
desenvolvido pela própria Casa Legislativa, desde 2018, e a prioridade é a
digitalização dos 45 mil documentos legislativos, constantes dos períodos de
2000 a 2019.
Sobre os documentos
legislativos, especialmente os projetos de lei e requerimentos, Voltaire contou
que a ideia é digitalizar todos de 2015 até 2019. Segundo ele, a Assembleia
Legislativa tem a intenção de acabar com a produção legislativa em papel até o
final do segundo semestre de 2019. “É por isso que o Setor de Desenvolvimento
vem trabalhando um sistema de documento eletrônico e precisa da digitalização
desses documentos. De 2000 a 2018 foram digitalizados quase 44 mil documentos
legislativos. Só em 2018 foram digitalizados entre de 3.500 a 4 mil”, detalhou.
Em relação aos documentos
antigos, o servidor revelou que, devido ao grande volume de itens no arquivo, é
possível que sejam achados documentos históricos. “Temos decretos de 1909, de
1940, por exemplo”, disse. Mas os documentos antigos que estão em voga na
digitalização atualmente são as Constituições elaboradas no Rio Grande do
Norte, já que, em outubro de 2019, haverá a celebração dos 30 anos da
Constituição Estadual vigente.
“Tivemos que ir ao
Instituto Histórico verificar onde estavam algumas das Constituições antigas do
Rio Grande do Norte. Ainda estamos trabalhando na procura de cinco
Constituições, que talvez encontremos no prédio do jornal A República. A
previsão é que sejam digitalizadas todas as 15 Constituições do Estado até
outubro de 2019”, explicou. A intenção é que, ao término das digitalizações e
ajustes finais, esses documentos estejam disponíveis à população potiguar, com
o acesso sendo feito pelo portal da Assembleia Legislativa.
Sobre os documentos
pertencentes ao setor de Recursos Humanos, Voltaire Maia contou que foi feita a
digitalização de mais da metade dos dados dos servidores ativos, e a previsão é
a de que o restante seja concluído ainda em 2019. Já com relação aos documentos
administrativos, ele explicou que “as digitalizações são realizadas por demanda,
já que alguns desses documentos têm validade de dois ou três anos”. Ainda de
acordo com Voltaire, a ideia é digitalizar, tecnicamente, documentos de cunho
permanente, para evitar manuseios que possam danificá-los.
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